Pivot-Tabelle

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Diese Tabellen sind ein effektives Auswertungsinstrument, das erstaunlicherweise viel zu wenig genutzt wird. Dabei können schon mit geringen Kenntnissen in kurzer Zeit sehr aussagekräftige Auswertungen erstellt werden. Um ähnliche Ergebnisse mit Formeln und Funktionen zu erzielen wäre ein wesentlich höherer Zeitaufwand erforderlich.

Datenquelle

Aus jeder richtig aufgebauten Datentabelle kann eine Pivot-Tabelle erstellt werden.

Das sind die Grundregeln die bei Datentabellen berücksichtigt werden müssen.
• Jede Spalte hat eine eindeutige Überschrift
• In jeder Spalte sind einheitliche Inhalte, z. B. nur Zahlen,
nur Texte oder nur Datumswerte
• Es sind keine Leerzeilen, Zwischen- oder Endsummen enthalten

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Pivot-Table erstellen

Markieren Sie in der Datentabelle die Sie auswerten wollen eine beliebige Zelle[1]. In Excel ab Version 2007 klicken Sie im Menü Einfügen auf die Schaltfläche PivotTable [2]. Dadurch öffnet sich das Fenster PivotTable erstellen. Im oberen Bereich wird im Eingabefeld Tabelle/Bereich [3]der gesamte Datenbereich der markierten Datentabelle angezeigt.

Zielbereich

Bei größeren Datentabellen ist es sinnvoll die Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt anlegen zu lassen. Deshalb ist im unteren Fensterbereich bereits die Option Neues Arbeitsblatt [4] markiert. Durch einen Klick auf die Schaltfläche OK [5] wird ein neues Arbeitsblatt geöffnet. In diesem ist eine leere Pivot-Tabelle [6] sichtbar und die PivotTable Feldliste [7].

Pivot-Tabelle gestalten

Durch verschieben von Feldnamen mit der Maus in die Fenster Zeilen, Werte, Spalten und Filter wird die Pivot-Tabelle schrittweise erstellt. Dabei können Sie keine Fehler machen, da Sie falsch zugeordnete Felder mit der Maus einfach wieder nach oben in die Feldliste zurückschieben können.
Berücksichtigen sollten Sie, dass Sie in das Fenster Werte nur Felder verschieben, bei denen eine Auswertung nach Summe oder Anzahl Sinn macht.
Nach dem Zuordnen der Felder hat die fertige Pivot-Tabelle dieses Aussehen.

Layout anpassen

Die automatisch vorgegebenen Texte Spaltenbeschriftungen und Zeilenbeschriftungen sind wenig aussagekräftig, deshalb sollten Sie diese anders darstellen lassen.
Im Register PIVOTTABLE-TOOLS / ENTWURF Register Layout wählen Sie bei Berichtslayout die Option In Gliederungsformat anzeigen. Dadurch werden die Überschriften der Quelltabelle angezeigt, was für den Anwender wesentlich übersichtlicher ist.




Ist die Pivot-Tabelle erstellt, können Sie jederzeit nachträglich die Anordnung der Felder in der Feldliste durch schieben mit der Maus verändern. Dadurch werden in diesem Beispiel nun die Monate links in der Spalte aufgeführt und die Projektnummern in der Überschriftszeile

Aktualisierung erforderlich

Änderungen in der Datenquelle werden nicht automatisch in der Pivot-Tabelle übernommen. Das betrifft die Neuberechnung von geänderten Werten und das Ergänzen von zusätzlich angefügten Zeilen. Bild Das Neuberechnen könnten Sie einfach mit der Schaltfläche Aktualisieren [10] im Register PIVOTTABLE-TOOLS ausführen. Das Anpassen des geänderten Datenbereichs starten Sie manuell mit der Schaltfläche Datenquelle ändern [11] im Register PIVOTTABLE-TOOLS.
Im Fenster PivotTable-Datenquelle ändern [12] können Sie im Eingabefeld Tabelle/Bereich die Zeilenzahl verändern oder die Quelldatei ganz neu markieren.



Ein automatisches Anpassen ist mit einer Kombination von Benannten Bereich und der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN möglich. Dazu mehr in einem späteren Tipp und im Pivot-Tabellen Buch.

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